Alles, was auf der Baustelle zählt. Nichts, was nur im Weg ist.
WORK-ID wurde mit Blick auf österreichische Baustellen gebaut: Entsandte mit Monatsunterlagen, ZKO und A1, UID-Abfrage, Prüfmappe für Kontrollen – in klarer Alltagssprache.
Jede Person, jede Firma, ein Status.
Die zentrale Personalliste zeigt alle Leute deiner Firma und deiner Subfirmen – als Karten oder Tabelle, mit Filtern nach Firma, Baustelle und Status.
- Ampel je Person: einsatzbereit, läuft bald ab, nicht einsatzbereit – immer mit Begründung in Worten.
- Person anlegen mit 4 Pflichtfeldern: Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Firma. Alles andere später.
- Profilseite mit Nachweisen, Anwesenheit, Stunden, Pünktlichkeit, Stammdaten, Freigaben und Verlauf.
- Mehrfachauswahl: Baustelle zuweisen, Ausweise drucken, exportieren.
Welche Papiere wer braucht – WORK-ID weiß es.
Die Pflichtnachweise ergeben sich aus der Einstufung der Person: in Österreich angestellt, aus dem EU-Ausland entsandt, Nicht-EU-Bürger über eine EU-Firma oder in Österreich angestellt mit Aufenthaltstitel.
- Entsandte Arbeiter: A1, ZKO-Meldung, Entsendevertrag, Lohneinstufung – Arbeitszeit, Lohnaufzeichnung, Lohnzettel und Zahlungsnachweis jeden Monat.
- Firmennachweise: Firmenbuch, Gewerbeberechtigung, HFU-Liste, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Haftpflicht.
- Hochladen als PDF oder Foto – auch direkt mit der Handykamera. Ältere Versionen bleiben gespeichert.
- Dokumente-Seite: alles, was fehlt oder abläuft, in einer Tabelle – mit Sammel-Upload und verfolgten Anforderungen.
Jede Meldefrist, bevor sie drängt.
Aus Beginn und Ende der Entsendung, Austritten und Nachweisen berechnet WORK-ID alle Termine deiner Firma – auf einer eigenen Seite „Fristen“, nach Dringlichkeit sortiert.
- ZKO-Meldung vor Arbeitsbeginn – als ZKO 3 bei Entsendung, als ZKO 4 bei Überlassung.
- Monatsmeldung zwischen dem 1. und 15. des Folgemonats für jeden Monat einer Entsendung, Ende des Arbeitsverhältnisses unverzüglich melden.
- Lange Entsendung: Zeitleiste je Person mit Hinweis ab 12 und ab 18 Monaten.
- Abhaken mit Verlauf – wer hat wann gemeldet – und alles als Kalenderdatei für Outlook, Google oder das Handy.
Datenblatt rein, fertige Person raus.
Ein Datenblatt aus deinem bisherigen Programm als PDF hochladen. Die KI liest Stammdaten, findet das Profilbild und trennt jeden Nachweis als eigene PDF heraus – mit Gültig-bis-Datum oder Abrechnungsmonat.
- Nur der Scan: Logos, Kopf- und Fußzeilen fremder Programme werden abgeschnitten.
- Fehlt beim Ausweis das Datum, schaut die KI ein zweites Mal gezielt auf die Ausweisseiten.
- Du behältst die Kontrolle: das Formular ist vorausgefüllt, gespeichert wird erst nach deiner Prüfung.
- Nur mit Zustimmung: der KI-Import startet erst, wenn du es ausdrücklich bestätigst.
Ein Ausweis für jede Person – ohne Kartenbestellung.
Jede Person hat eine Mitarbeiter-Nummer und einen Ausweis-Code (WID-XXXXX-XXXXX) mit QR- und Strichcode. Druck im Scheckkartenformat, einzeln oder gesammelt – oder direkt am Handy im Personalportal.
- Scannen mit der Handykamera (iPhone und Android), mit einem Handscanner oder per Eingabe – die Person öffnet sofort.
- Mit der normalen iPhone-Kamera den QR-Code scannen: WORK-ID öffnet die Person nach der Anmeldung.
- Weitere Ausweiskarte & NFC: Nummer einer anderen Baustellenkarte hinterlegen oder eine NFC-Karte zuordnen – Scannen mit Android-Handy oder USB-Leser.
- Firmenlogo auf dem Ausweis – automatisch über die UID-Nummer gefunden oder selbst hochgeladen.
Prüfmappe per QR-Code.
Baustelle wählen, frischen QR-Code zeigen. Der Prüfer – zum Beispiel Finanzpolizei oder ÖGK – sieht 24 Stunden lang die Prüfmappe dieser Baustelle mit allen Personen und Nachweisen.
- Ohne Konto für den Prüfer, auf Deutsch oder Englisch, druckbar.
- Nur die gewählte Baustelle – bei Wechsel oder erneutem Öffnen entsteht ein neuer Link.
- Widerrufbar und jeder Aufruf wird protokolliert.
- Vorher sehen, was fehlt: Bereitschaft und offene Nachweise der Baustelle direkt daneben.
Papier im Container? Nicht mehr nötig.
Je Baustelle hältst du fest, wann sie gemeldet wurde und wer vor Ort Ansprechperson ist. Ein Klick erstellt den Aushang zum Aufhängen – auf Deutsch und Englisch, mit QR-Code.
- Aushang auf A4: Lohnunterlagen werden bei einer Kontrolle vor Ort elektronisch zugänglich gemacht, Ansprechperson mit Telefonnummer, Firmen vor Ort.
- QR-Code für alle: zeigt Baustelle, Ansprechperson und Firmen – keine Personen, keine Nachweise. Jederzeit widerrufbar.
- ZKO-Checkliste je entsandter Person: Meldung vor Arbeitsbeginn, Bestätigung und A1 hochgeladen, Lohnunterlagen des Monats vorhanden.
- Überlassene Arbeitskräfte: Firmen als Personalüberlasser markieren – Checkliste, Fristen und Aushang passen sich an.
Subfirmen teilen ihre Leute selbst zu.
Eigene Baustellen und die deiner Auftraggeber in einheitlichen Karten – mit Adresse, Personal, Einsatzbereitschaft und aktuellen Check-ins.
- Baustellen-Code: eine oder mehrere Baustellen anhaken, Code per WhatsApp, E-Mail oder Link schicken – 30 Tage gültig.
- Die Subfirma gibt den Code ein (oder registriert sich direkt damit) und teilt ihre Leute zu.
- Live statt Kopie: du siehst Personen und Nachweise, die Subfirma pflegt sie weiter.
- Firmen per UID-Nummer anlegen – mit Duplikat-Erkennung und automatischem Logo.
Wer ist wo eingecheckt – auf einer Karte.
Die Karte füllt die ganze Arbeitsfläche. Personenliste links, Filter nach Baustelle, Firma und Anwesenheit oben, Verlauf und Baustellenstandorte als eigene Fenster.
- Letzte Baustelle und Uhrzeit je Person mit Status: eingecheckt, ausgecheckt, früher.
- Verlauf nach Begriff, Bereich und Zeitraum filtern, als CSV exportieren.
- Baustellenpunkte setzt das Büro einmal – sie sind die Grundlage für den Check-in.
- Keine Dauerortung – nur Check-ins erscheinen auf der Karte.
Für Beschäftigte: nur das Eigene.
Beschäftigte bekommen auf Wunsch einen eigenen Zugang. Sie sehen ausschließlich ihre eigenen Daten – nicht die von Kolleginnen und Kollegen.
- Mein Tag: heutige Schichten, geplante und erfasste Stunden.
- Einsätze: Dienstplan und bisheriger Verlauf zusammen.
- Check-in mit Standortpflicht – mittig in der Navigation, mit einem Tipp erreichbar.
- Nachweise und WORK-ID-Ausweis immer am Handy dabei – in 13 Sprachen, von Polnisch und Rumänisch bis Ungarisch, Türkisch und Bulgarisch.
Zahlen, die eine Baustelle wirklich steuern.
Zeitraum, Baustelle und Firma wählen: Dokumentfortschritt, Bereitschaft, Personal, Stunden, Anwesenheit und Abwesenheit – mit Zeitdiagramm und Vergleichen.
- Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresbericht – Abschnitte wählbar, als CSV oder Druck/PDF.
- Schichtplanung je Baustelle: anlegen, entschuldigen, absagen, mit Überschneidungsprüfung.
- Fair gerechnet: Quoten zählen nur beendete geplante Schichten, offene Check-ins keine Stunden.
- Rankings „Am besten vorbereitet“ und „Unterstützung nötig“ – sie bewerten Vorbereitung, nicht Arbeitsqualität.
Jeder im Team mit den richtigen Rechten.
Der Inhaber verwaltet das Team. Fertige Profile für Büro, Bauleitung und Nur ansehen – oder Rechte einzeln festlegen. Auf dem Server geprüft, nicht nur in der Oberfläche.
- Inhaber verwaltet Team und kann den Arbeitsbereich übertragen oder löschen.
- Bauleitung sieht, was sie auf der Baustelle braucht – ohne Firmenverwaltung.
- Endgültige Schritte nur mit Passwortbestätigung.
- Verlauf: wer hat wann was geändert – filterbar und exportierbar.
Deine Daten gehören dir.
Alle Datentransfers an einem Ort unter Einstellungen → Import & Export. Das Büro arbeitet auf Deutsch, Englisch, Polnisch, Rumänisch, Bosnisch, Kroatisch oder Serbisch – das Personalportal zusätzlich auf Tschechisch, Slowakisch, Slowenisch, Ungarisch, Türkisch und Bulgarisch.
- Import: Personallisten aus Excel/CSV, Datenblatt-PDFs, kopierter Text aus anderen Programmen – immer mit Vorschau.
- Export: Personal- und Nachweislisten, Anwesenheit und Stunden, kompletter Verlauf als CSV.
- Ausweise drucken für eine Auswahl oder alle auf einmal.
- Hilfe direkt in der App: Erklärungen, Wörterbuch (A1, ZKO, HFU, LSD-BG …) und eine KI-Hilfe für Bedienfragen.
Bereit für die nächste Kontrolle?
Firma anlegen, die ersten Leute eintragen, QR-Code zeigen. Ohne Installation, ohne Kartenbestellung – direkt im Browser.