WORK-ID
Rechtliches

Datenschutz

Stand: Oktober 2026

Hier steht, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung von WORK-ID verarbeitet werden, wozu, wie lange und welche Rechte du hast (Art. 13 und 14 DSGVO).

1. Verantwortlich

Betreiber von WORK-ID (Projekt in Gründung) · E-Mail: austria@lentrahub.com
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an diese Adresse.

2. Zwei Rollen: Website und App

  • Website, Registrierung und Benutzerkonten: Hier ist WORK-ID verantwortlich.
  • Daten, die eine Firma in WORK-ID über ihr Personal und ihre Subfirmen erfasst (z. B. Beschäftigte, Nachweise, Check-ins): Verantwortlich ist die jeweilige Firma. WORK-ID verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Beschäftigte wenden sich mit Fragen und Rechten zuerst an ihren Arbeitgeber; wir unterstützen die Firma dabei. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nur kurzfristig aufbewahrt.

Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking. Schriften und Bilder werden vom eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern.

4. Konto anlegen und anmelden

  • Daten: Firmenname, dein Name, E-Mail-Adresse, Passwort; freiwillig Land, UID-Nummer, Adresse und Website der Firma.
  • Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Kontos und der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Passwörter werden nur als Hash (PBKDF2) gespeichert, nie im Klartext.
  • UID-Abfrage: Gibst du eine UID-Nummer ein, wird sie an das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission übermittelt, um Firmenname und Adresse zu holen.
  • Firmenlogo: Aus der angegebenen Website oder der Domain deiner E-Mail-Adresse wird das öffentlich sichtbare Logo abgerufen und für die Ausweise gespeichert. Es lässt sich jederzeit entfernen.
  • Schutz vor Missbrauch: Fehlgeschlagene Anmeldungen und Abfragen werden mit E-Mail-Adresse bzw. IP-Adresse kurz gespeichert und nach 24 Stunden gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Bestätigung bei der Registrierung und wichtige Änderungen werden im Verlauf des Firmenbereichs festgehalten (mit IP-Adresse), damit nachvollziehbar ist, wer was getan hat.

5. Cookies und lokaler Speicher

Nach der Anmeldung setzt WORK-ID ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („sid“, 14 Tage gültig, nicht von Skripten lesbar). Im Browser werden außerdem Einstellungen wie die gewählte Sprache und Ansichtsfilter lokal gespeichert. Ohne diese Speicherung funktioniert die Anmeldung nicht; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

6. Daten in der App

Firmen erfassen in WORK-ID je nach Bedarf: Stammdaten von Beschäftigten (Name, Staatsangehörigkeit, Firma, Tätigkeit, Mitarbeiter-Nummer, Profilbild), Sozialversicherungsnummer, Nachweise wie Ausweise, A1-Bescheinigungen, Meldungen und Lohnunterlagen, Baustellen, Schichtpläne, Anwesenheiten sowie Daten von Subfirmen. Zweck ist die Dokumentation und Kontrollbereitschaft auf Baustellen nach den Vorgaben, die für die jeweilige Firma gelten.

  • Sozialversicherungsnummern werden verschlüsselt gespeichert (AES-GCM).
  • Firmen sind strikt getrennt. Daten werden nur geteilt, wenn eine Firma es ausdrücklich freigibt (Baustellen-Code).
  • Prüfmappe: Ein Prüfer-Link zeigt die Personen und Nachweise einer Baustelle 24 Stunden lang ohne Anmeldung. Er kann jederzeit widerrufen werden; jeder Aufruf wird protokolliert.
  • Baustellen-Aushang: Erstellt eine Firma einen Aushang, zeigt dessen QR-Link ohne Anmeldung nur Baustelle, Adresse, die eingetragene Ansprechperson mit Telefonnummer und die Firmen vor Ort – keine Beschäftigten und keine Nachweise. Die Firma kann den Link jederzeit widerrufen.
  • Weitere Ausweiskarte und NFC: Eine hinterlegte Kartennummer und die Seriennummer einer NFC-Karte dienen nur dazu, die Person beim Scannen zu finden. Die NFC-Karte wird im Browser des Geräts gelesen; es werden keine weiteren Daten von der Karte gespeichert.

7. Standort beim Check-in

Beschäftigte mit eigenem Zugang können auf ihrer Baustelle einchecken. Dafür wird der Standort nur in dem Moment abgefragt, in dem die Person selbst „Standort teilen“ bzw. „Einchecken“ tippt – erst nach Freigabe im Browser. Gespeichert werden Koordinaten, Genauigkeit, Zeitpunkt und die erkannte Baustelle. Es gibt keine Ortung im Hintergrund und keine Bewegungsprofile. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der Arbeitgeber.

8. KI-Funktionen (optional)

Der KI-Import liest Datenblätter (PDF) aus und die KI-Hilfe beantwortet Bedienungsfragen. Beides startet erst nach ausdrücklicher Bestätigung im jeweiligen Schritt. Dabei werden das hochgeladene Datenblatt bzw. die gestellte Frage an OpenAI (USA) übermittelt. Die Anfragen werden mit der Einstellung gesendet, dass OpenAI die Antworten nicht für einen späteren Abruf speichert; nach den Bedingungen von OpenAI können API-Daten zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Die KI-Hilfe sendet keine Datensätze oder Dateien aus deinem Firmenbereich mit. Nicht übernommene Importe werden nach einer Stunde gelöscht.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Cloudflare, Inc. – Hosting der Website und App, Datenbank (Westeuropa) und Dokumentenspeicher mit EU-Datenhaltung.
  • OpenAI, L.L.C. – nur für die optionalen KI-Funktionen (siehe Punkt 8).
  • Europäische Kommission (VIES) – nur bei der UID-Abfrage.
  • OpenStreetMap Foundation – Kartenkacheln in der Kartenansicht der App; dabei wird die IP-Adresse an den Kartenserver übermittelt.

Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt das auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO). Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung verwendet.

10. Speicherdauer

  • Sitzungen: 14 Tage oder bis zum Abmelden.
  • Fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Abfragen: 24 Stunden.
  • Nicht übernommene KI-Importe: eine Stunde; übernommene Import-Zwischenstände: 7 Tage.
  • Prüfer-Links: 24 Stunden gültig.
  • Anmeldeprotokoll (Zeitpunkt, Gerätetyp, IP-Adresse) und eine zufällige Gerätekennung im Browser, die nur erkennt, ob ein Zugang auf einem neuen Gerät verwendet wird (kein Fingerabdruck): 6 Monate. IP-Adressen im Verlauf werden nach 6 Monaten entfernt.
  • Hinweise auf mögliche Missbräuche (z. B. Einchecken für andere Personen): 12 Monate. GPS-Punkte der Check-ins: 13 Monate; die Arbeitszeiten selbst bleiben erhalten.
  • Konto- und Firmendaten, Personal, Nachweise, Check-ins und Verlauf: solange der Firmenbereich besteht oder bis die Firma sie löscht. Beim Löschen des Arbeitsbereichs werden alle Daten und Dateien endgültig entfernt; gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Firma bleiben unberührt.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreib dazu an austria@lentrahub.com.

Wenn du meinst, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

12. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich WORK-ID oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.