Was gehört auf die Baustelle? Was gilt bei Entsendungen? Was prüft wer? Kurz erklärt – mit der Rechtsgrundlage zu jedem Thema. Ein Datum steht nur dort, wo eine Regel ab einem bestimmten Tag gilt.
Welche Unterlagen gehören auf die Baustelle?
Welche Nachweise eine Person braucht, hängt davon ab, wo sie angestellt und versichert ist. So ist WORK-ID voreingestellt:
In Österreich angestellt
Lichtbildausweis (Reisepass oder Personalausweis)
ÖGK-Anmeldung vor Arbeitsbeginn
Freiwillig: Sicherheitsunterweisung, Dienstzettel, Arbeitszeitaufzeichnung, weitere Ausweiskarten
Aus dem EU-Ausland entsandt
Lichtbildausweis, A1-Bescheinigung und Entsendemeldung (ZKO 3) – bei Arbeitskräfteüberlassung ZKO 4
Arbeitsvertrag oder Dienstzettel, Entsendevertrag, Unterlagen zur Lohneinstufung
Jeden Monat: Arbeitszeitaufzeichnung, Lohnaufzeichnung, Lohnzettel und Lohnzahlungsnachweis
Lohnunterlagen auf Deutsch oder Englisch
Nicht-EU-Bürger, von einer EU-Firma entsandt
Alles wie oben, zusätzlich die EU-Entsendebestätigung des AMS
Aus einem Nicht-EU-Land, in Österreich angestellt
Lichtbildausweis, Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis, ÖGK-Anmeldung
Firmen aus dem Ausland: Firmenbuchauszug, Dienstleistungsanzeige, Betriebshaftpflicht
In WORK-ID ergibt sich die Liste automatisch aus Staatsangehörigkeit und Firma. Die Ampel zeigt, was fehlt oder abläuft – Monatsunterlagen mit „Für welchen Monat?“.
Rechtsgrundlage: §§ 21, 22 Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG)
Lohnunterlagen elektronisch zugänglich machen
Lohnunterlagen entsandter und überlassener Arbeitskräfte müssen nicht als Papier im Container liegen. Das Gesetz lässt zwei Wege zu:
Am Arbeitsort bereithalten – auf Deutsch oder Englisch, solange die Person in Österreich arbeitet.
Elektronisch zugänglich machen – unmittelbar vor Ort und im Zeitpunkt der Kontrolle.
Beim zweiten Weg zählt der Moment der Kontrolle: Die Unterlagen müssen dann sofort am Arbeitsort abrufbar sein – nicht erst nach einem Anruf im Büro oder per E-Mail am nächsten Tag.
In WORK-ID liegen die Monatsunterlagen jeder Person bereit. Bei einer Kontrolle zeigt die Ansprechperson einen frischen Prüfer-QR-Code, und der Prüfer öffnet die vollständige Prüfmappe der Baustelle direkt am eigenen Gerät – auf Deutsch oder Englisch. Der Aushang an der Baustelle nennt die Ansprechperson.
Rechtsgrundlage: § 22 Abs. 1 Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG)
Meldefristen bei Entsendungen auf einen Blick
Was
Bis wann
Grundlage
Entsendemeldung (ZKO 3, bei Überlassung ZKO 4)
vor Arbeitsbeginn
§ 19 Abs. 1 LSD-BG
Änderungsmeldung, z. B. anderer Zeitraum, späterer Beginn, Ende
unverzüglich
§ 19 Abs. 4 LSD-BG
Monatsmeldung für Bauarbeiter mit Beginn, Ende und Änderungen – auch für Entsandte
zwischen dem 1. und 15. des Folgemonats
§ 22 Abs. 2, § 33g Abs. 2 BUAG
Ende des Arbeitsverhältnisses
unverzüglich
§ 22 Abs. 2b BUAG
Lange Entsendung – zusätzliche österreichische Arbeitsbedingungen
nach 12 Monaten, mit begründeter Mitteilung nach 18 Monaten · gilt seit 1. September 2021
§ 2 Abs. 3 und 4 LSD-BG
Lohnunterlagen wie Arbeitszeitaufzeichnung, Lohnzettel und Zahlungsnachweis haben keine eigene Meldefrist – sie müssen für jeden Monat vorhanden sein, solange die Person in Österreich arbeitet.
In WORK-ID landen diese Termine automatisch im Fristen-Kalender – aus den Entsendedaten, Austritten und Nachweisen deiner Leute. Erledigtes hakst du ab, den Rest holst du dir als Kalenderdatei in Outlook, Google oder auf das Handy.
Rechtsgrundlage: Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG), Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG)
Was bei einer Kontrolle zählt
Kontrollen auf österreichischen Baustellen kommen meist unangekündigt – etwa durch die Finanzpolizei oder die ÖGK. Geprüft wird vor allem, ob alle Personen angemeldet sind, ob Entsandte ordnungsgemäß gemeldet wurden und ob nach Gesetz und Kollektivvertrag bezahlt wird.
Wer ist da? Jede Person auf der Baustelle muss sich ausweisen können.
Sind die Papiere da? Anmeldung, A1, Entsendemeldung und Lohnunterlagen müssen sofort vorgelegt werden können.
Ist die Baustelle gemeldet? Je nach Betrieb und Größe sind Baustellen vor Baubeginn zu melden.
Fehlt etwas, drohen empfindliche Verwaltungsstrafen – für jede betroffene Person.
In WORK-ID siehst du vor der Kontrolle, wer auf der Baustelle eingeteilt ist und wessen Nachweise offen sind, hakst die Baustellenmeldung ab – und zeigst dann einen frischen Prüfer-QR-Code.
Rechtsgrundlage: LSD-BG, ASVG
Haftung als Auftraggeber und bei Überlassung
Auftraggeberhaftung: Wer Bauleistungen an eine andere Firma weitergibt, haftet für deren Sozialversicherungsbeiträge bis zu 20 % des bezahlten Werklohns. Die Haftung entfällt, wenn die beauftragte Firma bei der Zahlung auf der HFU-Gesamtliste steht – oder wenn 20 % des Werklohns direkt an das Dienstleistungszentrum überwiesen werden. Daneben gibt es eine steuerliche Auftraggeberhaftung.
Überlassene Arbeitskräfte: Wer Arbeitskräfte von einem Überlasser einsetzt, trägt Mitverantwortung – etwa für den Arbeitnehmerschutz – und kann unter Umständen für das Entgelt der überlassenen Arbeitskräfte haften. Bei grenzüberschreitender Überlassung gilt die Meldung mit ZKO 4.
In WORK-ID sind HFU-Liste, Unbedenklichkeitsbescheinigung und Betriebshaftpflicht feste Nachweise jeder österreichischen Subfirma. Firmen markierst du als Personalüberlasser – ihre Leute erscheinen dann als überlassen, mit ZKO 4 in Checkliste und Fristen-Kalender.
Diese Seiten erklären die Regeln vereinfacht und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze und die Angaben der zuständigen Behörden.
Regeln kennen ist gut. Sie automatisch einhalten ist besser.
WORK-ID weiß, welche Papiere wer braucht, und zeigt rechtzeitig, was fehlt.